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Scénarios d’Utilisation des Rôles dans Grayfox

Ce document résume les interactions de tous les utilisateurs de Grayfox, organisées dans un ordre chronologique. Chaque étape illustre comment les utilisateurs accomplissent leurs tâches à travers les fonctionnalités de Grayfox.

1. Création d’une Demande de Transfert​

Rôle concerné : Commercial (Salesman)
Objectif : Demander un transfert de stock du stock source (dépôt) vers le stock mobile (véhicule).

Étapes​

  1. Accéder à Gestion de Stock → Demandes de Transfert.
  2. Cliquer sur Créer une Demande de Transfert.
  3. Sélectionner le stock source et le stock destination.
  4. Ajouter les produits et leurs quantités souhaitées.
  5. Soumettre la demande pour validation.

2. Validation des Demandes de Transfert​

Rôle concerné : Admin
Objectif : Examiner et valider ou rejeter les demandes soumises par les commerciaux.

Étapes​

  1. Accéder à Gestion de Stock → Demandes de Transfert.
  2. Voir la liste des demandes en attente.
  3. Ouvrir une demande spécifique pour vérifier les détails.
  4. Cliquer sur Valider ou Rejeter avec un commentaire si nécessaire.

3. Soumission des Notes de Frais​

Rôle concerné : Commercial
Objectif : Enregistrer et soumettre les frais de déplacement pour approbation.

Étapes​

  1. Accéder à Finances → Notes de Frais.
  2. Cliquer sur Nouvelle Note de Frais.
  3. Ajouter la description et le montant des dépenses.
  4. Joindre les justificatifs.
  5. Soumettre pour validation.

4. Création de Devis et Commandes​

Rôle concerné : Commercial
Objectif : Générer un devis pour un nouveau client ou enregistrer une commande directe.

Étapes​

  1. Accéder à Ventes → Devis ou Ventes → Commandes.
  2. Ajouter un client et sélectionner les produits.
  3. Valider le devis ou la commande.

5. Validation des Commandes​

Rôle concerné : Admin
Objectif : Valider les commandes qui ne respectent pas les règles automatiques.

Étapes​

  1. Accéder à Ventes → Commandes.
  2. Voir les commandes en attente.
  3. Examiner et Valider/Rejeter.

6. Génération du Bon de Livraison​

Rôle concerné : Admin
Objectif : Générer automatiquement un Bon de Livraison (BL) après validation d’une commande.

Étapes​

  1. Accéder à Ventes → Commandes.
  2. Sélectionner la commande validée.
  3. Cliquer sur Générer un BL.

7. Gestion des Paiements​

Rôles concernés : Commercial & Admin
Objectif : Enregistrer les paiements collectés.

Étapes​

  1. Accéder à Finances → Pièces de Règlement.
  2. Cliquer sur Ajouter un Paiement.
  3. Sélectionner le client et le Bon de Livraison (BL) à régler.
  4. Ajouter les détails du paiement et soumettre.

8. Gestion des Bons de Retour​

Rôles concernés : Commercial & Admin
Objectif : Soumettre un Bon de Retour pour des produits retournés.

Étapes​

  1. Accéder à Ventes → Bons de Retour.
  2. Cliquer sur Créer un Bon de Retour.
  3. Ajouter le Bon de Livraison concerné et les produits retournés.
  4. Soumettre pour validation.

9. Création d’Avoirs Financiers et Fournisseurs​

Rôles concernés : Admin & Agent
Objectif : Créer un avoir financier pour un client ou un fournisseur.

Étapes​

  1. Accéder à Finances → Avoirs Financiers.
  2. Cliquer sur Créer un Avoir.
  3. Sélectionner le client ou fournisseur et renseigner les détails.
  4. Soumettre l’avoir.

10. Alimentation du Stock​

Rôle concerné : Agent
Objectif : Mettre à jour le stock après réception de marchandises.

Étapes​

  1. Accéder à Gestion de Stock → Achats.
  2. Ajouter un document (Facture ou BL fournisseur).
  3. Cliquer sur Alimenter le Stock.

11. Gestion des Clients​

Rôle concerné : Tous
Objectif : Ajouter, modifier et gérer les clients.

Étapes​

  1. Accéder à Clients → Liste des Clients.
  2. Ajouter un nouveau client ou modifier un client existant.
  3. Bloquer/Débloquer si nécessaire (Admin & Agent uniquement).

12. Consultation des Stocks en Temps Réel​

Rôle concerné : Tous
Objectif : Consulter les stocks physiques et disponibles en temps réel.

Étapes​

  1. Accéder à Gestion de Stock → Stocks.
  2. Filtrer par stationnaire ou mobile.
  3. Voir les quantités physiques et disponibles.