Module - Ventes
1. Vue d'ensemble
Le module Ventes permet la gestion complète du cycle de vente, en assurant une traçabilité depuis la création d’un devis jusqu’à la gestion des paiements et des retours. Chaque étape est liée à un document spécifique qui garantit le suivi des transactions :
- Devis (DV)
- Bon de commande (BC)
- Bon de livraison (BL)
- Bon de retour (BR)
- Bon d’avoir (BA)
- Pièce de règlement
Une gestion rigoureuse de ces éléments est essentielle pour assurer la transparence des transactions, des livraisons et des paiements.
2. Sous-modules et Pages
| Sous-module | Description |
|---|---|
| Devis | Création, modification et gestion des devis. |
| Bons de Commande | Validation et suivi des commandes. |
| Bons de Livraison | Génération et consultation des bons de livraison. |
| Bons de Retour | Gestion des retours clients et validation des bons d’avoirs. |
| Avoirs | Gestion des avoirs financiers et fournisseurs. |
3. Détails des Fonctionnalités
1. Devis (DV)
Le devis est le point de départ du processus de vente. Un commercial ou un agent peut générer un devis pour un client en précisant les produits, les quantités et les prix.
- Une fois accepté par le client, le devis peut être converti en bon de commande (BC).
- L’administrateur peut appliquer des remises spéciales ou modifier certains aspects du devis avant validation.
- Certains clients réguliers passent directement une commande sans devis, auquel cas un BC est généré directement.
Actions Disponibles
| Action | Administrateur | Agent | Commercial |
|---|---|---|---|
| Voir la liste des devis | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Ajouter un devis | ❌ Non | ❌ Non | ✅ Oui |
| Modifier un devis | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui |
| Télécharger un devis | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui |
| Supprimer un devis | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui |
2. Bon de Commande (BC)
Le bon de commande (BC) est généré après validation d’un devis ou directement pour les clients habitués. Il constitue l’engagement formel du client et permet la préparation de la livraison.
- Un BC peut être modifié ou supprimé tant que le BL n’a pas été généré.
- Une fois validé, un BL peut être généré.
- Pour modifier ou supprimer un BC dont le BL est déjà généré, il faut d'abord supprimer le BL, puis modifier ou supprimer le BC.
Statuts des Commandes
Une commande passe par plusieurs statuts selon son avancée dans le processus :
- Créée : Lorsque le commercial crée la commande.
- En attente : Si la commande ne respecte pas certaines règles de validation définies par l’entreprise, elle nécessite une approbation de l’administrateur.
- Validée : Si elle respecte les règles de validation, le commercial peut directement la valider. Sinon, l’administrateur peut la valider après vérification.
- Livrée : Une fois la commande livrée au client.
- Rejetée : Si l’administrateur refuse la commande.
- Annulée : Si la commande est annulée pour toute autre raison avant sa livraison.
Gestion des Documents Associés
À partir d’une commande, les utilisateurs peuvent consulter plusieurs documents associés :
- Devis
- Bon de commande (BC)
- Bon de livraison (BL)
- Facture
Chaque document peut être :
- Consulté pour obtenir des détails supplémentaires.
- Modifié, si les permissions le permettent.
- Téléchargé pour archivage ou partage.
- Supprimé, si aucun autre document ultérieur ne dépend de lui.
Actions Disponibles
| Action | Administrateur | Agent | Commercial |
|---|---|---|---|
| Voir la liste des BC | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Ajouter un BC | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui |
| Modifier un BC (jusqu’à la génération du BL) | 🔐 Oui | ❌ Non | 🔐 Oui |
| Générer un BL correspondant (si le BC est validé) | 🔐 Oui | ❌ Non | 🔐 Oui |
| Valider un BC | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non |
| Supprimer un BC (si aucun BL n’a été généré) | 🔐 Oui | 🔐 Oui | 🔐 Oui |
| Télécharger un BC (si le BL est validé) | 🔐 Oui | 🔐 Oui | 🔐 Oui |
3. Bon de Livraison (BL)
Le bon de livraison (BL) est créé lorsque la commande est expédiée au client.
- Une fois généré, le BC ne peut plus être modifié.
- Un BL attaché à un bon de retour (BR) ne peut pas être supprimé, sauf si le BR est annulé.
- Un BL attaché à une pièce de règlement ne peut pas être supprimé, garantissant ainsi la traçabilité des paiements.
Actions Disponibles
| Action | Administrateur | Agent | Commercial |
|---|---|---|---|
| Voir la liste des BL | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Voir les détails d’un BL | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Voir les pièces de règlement associées | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Générer une facture correspondante | ✅ Oui | ❌ Non | ✅ Oui |
| Supprimer un BL | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Télécharger un BL | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
3. Factures (FA)
La facture (FA) est créée à partir d'un bon de livraison.
Actions Disponibles
| Action | Administrateur | Agent | Commercial |
|---|---|---|---|
| Voir la liste des factures | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Voir les détails d’une facture | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Supprimer une facture | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Télécharger une facture | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
5. Bon de Retour (BR)
Le bon de retour (BR) est créé lorsqu’un client retourne des marchandises.
- Chaque BR est lié à un BL, garantissant une gestion rigoureuse des retours.
- Lors de la création d’un bon de retour, l’utilisateur doit sélectionner le BL à partir duquel les produits seront retournés. Une popup affiche tous les BL générés pour le client à partir des commandes qui ont été livrées.
- L’agent ou l’administrateur peut générer un bon d’avoir (BA) à partir du BR.
Actions Disponibles
| Action | Administrateur | Agent | Commercial |
|---|---|---|---|
| Voir la liste des BR | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Ajouter un BR (associé à un BL) | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Valider un BR soumis par un commercial | ✅ Oui | ❌ Non | ❌ Non |
| Télécharger un BR | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
6. Avoirs Financiers et Fournisseurs (BA)
L’avoir financier est un crédit accordé à un client en cas de retour de marchandise.
- Un avoir financier ne peut pas être supprimé si son BL est attaché à une pièce de règlement.
- L’avoir fournisseur concerne les retours auprès des fournisseurs.
Actions Disponibles
| Action | Administrateur | Agent | Commercial |
|---|---|---|---|
| Voir la liste des avoirs financiers | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Ajouter un avoir financier | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
| Modifier un avoir financier | ✅ Oui | ✅ Oui | ❌ Non |
| Supprimer un avoir financier | 🔐 Non | ❌ Non | 🔐 Non |
| Voir la liste des avoirs fournisseurs | ✅ Oui | ✅ Oui | ❌ Non |
| Ajouter un avoir fournisseur | ✅ Oui | ✅ Oui | ❌ Non |
4. Interactions Utilisateurs
Les utilisateurs peuvent :
- Créer, modifier et supprimer un devis.
- Générer un bon de commande ou de livraison.
- Valider ou rejeter une commande selon les règles de validation de l’entreprise.
- Télécharger les documents associés (devis, BC, BL, BR, BA).
- Gérer les retours et les avoirs financiers pour assurer un suivi rigoureux des transactions.
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